In Firmen, in denen große Datenmengen gespeichert werden müssen, empfiehlt es sich einen zentralen Server zu nutzen. Damit dieser nicht zu viel Platz einnimmt und der Geräuschpegel die Mitarbeiter im Büro nicht beim Arbeiten stört, entscheiden sich Unternehmen oftmals für die Nutzung eines Serverraums. Somit ist das zentrale Datensystem in einem separaten Raum und die Gefahr Daten durch äußerliche Einflüsse zu beschädigen, ist ebenfalls gemindert.
Fast die gesamte Datenabwicklung funktioniert heute über den Computer. Der Server in Büros hat hierbei die Aufgabe als zentrale Schnittstelle in einem Netzwerk zu fungieren. Je größer das Netzwerk ist, desto mehr Server können benötigt werden. Der Server wird nicht aktiv genutzt sondern steht für Zugriffe von anderen Usern des Netzwerks zur Verfügung. Übersetzt bedeutet der Begriff Server „Diener“, denn dieser macht es möglich, dass Benutzer seine verschiedenen Dienste in Anspruch nehmen können.
Wer nicht gerade einen sogenannten Silent Server zur Verfügung hat, sollte auf einen Serverraum zurück greifen. Der Geräuschpegel der Hardware kann dort niemanden stören und bei Wartungsarbeiten sind externe Arbeiter in einem separaten Raum. Zudem besteht nur eine geringe Gefahr, durch äußerliche Begebenheiten, die Hardware zu beschädigen.